Kuinka laadin laadunvalvonta- / laadunvarmistussuunnitelman?

Laadunvarmistus tai laadunvalvonta arvioi ja muuttaa organisaation menettelytapoja varmistaakseen, että ne tarjoavat halutut tulokset. Laadunvarmistussuunnitelman tulisi sisältää organisaatiorakenne, yksityiskohdat kunkin työntekijän vastuista ja pätevyys, jonka työntekijä tarvitsee näiden velvollisuuksien täyttämiseksi.

Laadunvalvontasuunnitelmassa määritetään myös vaatimukset toimittajille ja heidän toimittamilleen materiaaleille. Siinä määritetään riittävä tuotetestaus ja palautetaan testitulokset ja asiakkaiden valitukset ongelmien ratkaisemiseksi ja parannusten kannustamiseksi koko organisaatiossa. Pienyritykset käyttävät laadunvarmistusta tehokkuuden lisäämiseksi ja asiakastyytyväisyyden parantamiseksi.

Organisaatiokaavio on ytimessä

Laadunvarmistuksen perusvaatimukset ovat organisaatiokaavio, jossa on yksityiskohtaiset toimenkuvat. Jos haluat sisällyttää yhden laadunvarmistussuunnitelmaasi, kirjoita työnkuvaukset, jotka sisältävät määriteltyjen tehtävien suorittamiseen tarvittavan pätevyyden ja koulutuksen. Suunnitelmaan on sisällyttävä vaatimus asiakirjoista, jotka koskevat tosiasiallisen koulutuksen ja pätevyyden. Laadunvarmistuksesta vastaavan henkilön tehtävään on kuuluttava vaadittu koulutus, asiakirjat siitä, että tehtävän haltijalla on koulutus, ja raportointipolku suoraan ylimmälle johdolle.

Työn vahvistus: kuka tekee mitä

Laadunvarmistussuunnitelmassasi on ilmoitettava paitsi kuka on vastuussa tietyn tehtävän suorittamisesta, myös siinä, kuka on vastuussa työn tarkastamisesta. Pienyrityksissä on sallittua, että työn tekijä myös tarkistaa sen, mutta hänen on suoritettava todentaminen erillisenä tehtävänä erillisten menettelyjen mukaisesti. Suuremmissa organisaatioissa saman osaston työntekijät voivat tarkistaa toistensa työn. Laadunvarmistussuunnitelmassa kuitenkin usein täsmennetään, että kriittisissä tehtävissä työtodentamisen on suoritettava erityisen pätevän henkilön ja se voi olla osa erillistä laadunvarmistusosastoa.

Materiaalin ostaminen ja vastaanottaminen

Toinen laadunvarmistusvaatimus on, että tuotantoon käytetyn materiaalin on täytettävä vaaditun laatuisen tuotteen valmistusvaatimukset. Laadunvarmistussuunnitelmassa tulisi määritellä ostettujen materiaalien ominaisuudet. Suunnitelmassa annetaan tehtäväksi tarkistaa saapuva materiaali ja tarkentaa vaadittava tarkastus. Materiaali, joka ei täytä vaatimuksia, palautetaan.

Toimittajan pätevyyden varmistaminen

Tarkastajat voivat tarkistaa perusmateriaalien riittävyyden, mutta monimutkaisten laitteiden testaus vastaanotettaessa ei usein ole mahdollista. Sen sijaan laadunvalvontasuunnitelmassa on määriteltävä standardit, jotka mahdollisten toimittajien on täytettävä ennen kuin he voivat tehdä tarjouksia sopimuksesta. Voit esimerkiksi määrittää ulkoisen standardin, kuten ISO 9000, tai vaatia, että organisaatiosi suorittaa kunkin potentiaalisen toimittajan tarkastuksen varmistaakseen, että laatusuunnitelman onnistumisen kannalta kriittisinä pidetyt menettelyt ovat käytössä. Kummassakin tapauksessa laadunvalvontasuunnitelmassa tulisi olla luettelo pätevistä toimittajista.

Laadun palautteen varmistus

Laadunvarmistussuunnitelmalla pyritään varmistamaan, että käytössä olevat menettelyt johtavat laadukkaaseen tuotteeseen, mutta yritykset hyötyvät tällaisesta aloitteesta täysimääräisesti palautemekanismin kautta. Laadunvarmistussuunnitelmasi toteuttaa palautetta tutkimalla asiakasvalituksia ja korjaamalla vaatimustenvastaisuuksia. Määritä, että laadunvarmistuksesta vastaava henkilö saa kopiot kaikista asiakkaiden valituksista ja tarkistaa sitten, ovatko ne seurausta laadunvarmistussuunnitelman noudattamatta jättämisestä.

Sisäisesti, jos tehtävästä vastaava henkilö huomaa, että prosessi ei ole sovellettavien menettelyjen mukainen, hänen on annettava raportti vaatimustenvastaisuudesta. Vaatimustenvastaisuusraportit ovat palautetta, jota käytetään laatukysymysten jäljittämiseen niiden alkuperään.

Korjaavien toimenpiteiden prosessi

Korjaava toimintasuunnitelma on avain laatuongelmien ratkaisemiseen, ja siinä määritetään, miten niihin puututaan. Laadunvarmistussuunnitelmassasi on määriteltävä, että laadunvarmistuksesta vastaava henkilö tarkistaa, miten noudattamatta jättäminen on syntynyt, kun hän saa rikkomusraportin tai luo sellaisen itse. Koska laadunvarmistussuunnitelma dokumentoi vastuun kaikista tehtävistä ja toimenpiteistä, on mahdollista tunnistaa rikkomuksista vastaavat henkilöt.

Laadunvarmistussuunnitelmassa sinun on määritettävä, että ryhmä yrittää löytää ratkaisun, joka estää noudattamatta jättämisen toistumisen. Ryhmään tulisi kuulua edustaja laadunvarmistuksesta, työn tehnyt henkilö ja sen tarkastanut henkilö. Se, että laadunvarmistuksesta vastaava henkilö raportoi ylimmälle johdolle, varmistaa, että ryhmällä on tarvittavat resurssit.

Joskus ratkaisu sisältää parannuksia laadunvarmistussuunnitelmaan. Usein se korjaa puutteet laadunvalvonnassa tai menettelyissä. Kun yritys käyttää tällaista palautetta johdonmukaisesti, tulos on yrityksen suorituskyvyn jatkuva parantaminen.