Kuinka voin kirjoittaa vakiotoimintakäsikirjan?

Yritys tai organisaatio voi helpottaa uusien työntekijöiden koulutusta tehokkaammin käyttämällä hyvin kirjoitettuja vakiotoimintamenettelyjä (SOP). Koulutuksen lisäksi SOP-käsikirja antaa nykyisille tiimin jäsenille resurssin harvemmin käytetyille menettelyille, varmistaen, että menettelyt suoritetaan oikealla protokollalla ja ylläpidetään laadunvalvontaa. Vakiotoimintakäsikirjan kirjoittaminen edellyttää selkeää ymmärrystä tietyn prosessin vaiheista.

Määritä ydinprosessit

Tarkastele kaikkia yrityksesi ydinprosesseja. Aloita määrittelemään prosessit, jotka hahmotellaan ja kartoitetaan SOP-käsikirjassa. Vaikka et välttämättä kartoita kaikkia viimeisiä prosesseja, on tärkeää määritellä perustavanlaatuisimmat ja tärkeimmät.

Esimerkiksi ravintola saattaa määritellä ydinprosessit siitä, miten tietty allekirjoitusruoka valmistetaan. Aivan yhtä tärkeä on ravintola siivousprosessi. Luo luettelo ydinprosesseistasi, jotta voit integroida ne kaikki SOP-käsikirjaan kartoituksen jälkeen.

Kartoita jokainen prosessi

Jokainen prosessi määritetään prosessin loppuun saattamiseksi tarvittavilla vaiheilla. Vaiheen puuttuminen voi tarkoittaa menetettyä tai viivästynyttä tilausta tai viallista lopputuotetta. Kartoitus piirtää työnkulun.

Oletetaan esimerkiksi, että luot SOP: ta Internet-kyselyn myyntiprosessille. Ensin kartoitetaan, miten lyijyyn alun perin otetaan yhteyttä tietojen pyytämisen jälkeen: puhelinsoitto, sähköposti tai teksti. Kartoita, kuinka monta kertaa myyntitiimisi suorittaa jatkotoimia, jos potentiaalia ei voida saavuttaa alun perin, ja määritä jokaiselle kontaktille erityiset komentosarjat.

Kartoita toinen komentosarja potentiaalisen asiakkaan saavuttua varten sekä joukko jatkotoimia riippuen siitä, ostaako potentiaalinen asiakas tuotteesi tai palvelusi vai päättääkö se lykätä. Kun olet kartoittanut, kirjoita prosessi yksinkertaisilla vaiheilla.

Luo tarkistuslistoja ja lomakkeita

Kaikissa prosesseissa tiimin jäsenten on helpompi noudattaa lomaketta tai tarkistusluetteloa. Kehitä kattava malli, joka perustuu kartoitettuun prosessiin. Jos sinun on kerättävä tarkkoja tietoja asiakkaan vastaanotosta, varmista, että mallissa on kaikki vaaditut tiedot ytimekkäästi.

Älä oleta, että tiimin jäsenet muistavat kaiken SOP: ssa, varsinkin kun asiakas istuu heidän edessään. Integroi tarkistusluettelot ja lomakkeet lisäyksinä prosessikarttaan ja vaiheisiin.

Luo täydellinen SOP-käsikirja

Kun olet kartoittanut kaikki prosessit ja luonut kaikki tukevat asiakirjamallit, integroi ne täydelliseen SOP-käsikirjaan. Järjestä opas osastojen perusteella. Esimerkiksi SOP-käsikirjassa voi olla "Myynti", "Toiminnot" ja "Jakelu". Kukin osa jaetaan sitten edelleen osaston ydinprosesseihin, yleensä siinä järjestyksessä kuin kukin ydinprosessi tapahtuu kokonaisuutena. tavaroiden toimitus.

Jakelu-osiossa sinulla voi olla useita ydinprosesseja, kuten "Tilauksen saaminen", "Pakkaus toimitusta varten", "Toimitus" ja "Seuranta".

Järjestä SOP-käsikirja sisällysluettelolla ja luetele kaikki menettelyt selvästi lihavoidussa otsikossa. Saatat jopa sisällyttää välilehtiä tiimin jäsenille selataksesi käsikirjaa, jotta he voivat löytää asiaankuuluvat SOP: t osastoiltaan.