Tietotekniikka ja sen rooli modernissa organisaatiossa

Tietotekniikasta (IT) on tullut tärkeä ja olennainen osa jokaista liiketoimintasuunnitelmaa. Tietotekniikalla on tärkeä rooli monikansallisista yrityksistä, jotka ylläpitävät keskusyksikköjärjestelmiä ja tietokantoja pieniin yrityksiin, joilla on yksi tietokone. Syyt tietotekniikan yleiseen käyttöön liiketoiminnassa voidaan parhaiten selvittää katsomalla, miten sitä käytetään koko yritysmaailmassa.

Työntekijöiden, toimittajien ja asiakkaiden välinen viestintä

Monille yrityksille sähköposti on tärkein viestintäväline työntekijöiden, toimittajien ja asiakkaiden välillä. Sähköposti oli yksi Internetin varhaisista ajureista, ja se tarjosi yksinkertaisen ja edullisen tavan kommunikoida. Vuosien varrella on kehitetty useita muita viestintävälineitä, joiden avulla henkilökunta voi kommunikoida live-chat-järjestelmien, online-kokoustyökalujen ja videoneuvottelujärjestelmien avulla. VoIP-puhelimet ja älypuhelimet tarjoavat entistä enemmän korkean teknologian tapoja työntekijöille kommunikoida.

Varastonhallintajärjestelmät

Varastojen hallinnoinnissa organisaatioiden on ylläpidettävä riittävästi varastoja vastaamaan kysyntään sijoittamatta enempään kuin tarvitsevat. Varastonhallintajärjestelmät seuraavat kunkin yrityksen ylläpitämän tuotteen määrää ja käynnistävät ylimääräisen varastotilauksen, kun määrät putoavat ennalta määrätyn määrän alapuolelle. Näitä järjestelmiä voidaan parhaiten käyttää, kun varastonhallintajärjestelmä on kytketty myyntipistejärjestelmään (POS). POS-järjestelmä varmistaa, että joka kerta kun tuote myydään, yksi kyseisestä tuotteesta poistetaan varastomäärästä, mikä luo suljetun tietosilmukan kaikkien osastojen välille.

Tiedonhallintajärjestelmät

Suuret arkistotilat, arkistokaappirivit ja asiakirjojen postitus ovat hiipumassa nopeasti. Nykyään suurin osa yrityksistä tallentaa digitaalisia versioita asiakirjoista palvelimille ja tallennuslaitteille. Nämä asiakirjat tulevat välittömästi kaikkien yrityksen käyttäjien saataville heidän maantieteellisestä sijainnistaan ​​riippumatta. Yritykset pystyvät tallentamaan ja ylläpitämään valtavan määrän historiallisia tietoja taloudellisesti, ja työntekijät hyötyvät välittömästä pääsystä tarvitsemiinsa asiakirjoihin.

Johdon tietojärjestelmät

Tietojen tallentamisesta on hyötyä vain, jos niitä voidaan käyttää tehokkaasti. Edistykselliset yritykset käyttävät näitä tietoja osana strategista suunnitteluprosessiaan sekä strategian taktista toteuttamista. Johtamistietojärjestelmien (MIS) avulla yritykset voivat seurata myyntitietoja, kuluja ja tuottavuutta. Tietoja voidaan käyttää kannattavuuden seuraamiseen ajan myötä, maksimoida sijoitetun pääoman tuotto ja tunnistaa parannuskohteet.

Johtajat voivat seurata myyntiä päivittäin, jolloin he voivat reagoida välittömästi odotettua alhaisempiin lukuihin lisäämällä työntekijöiden tuottavuutta tai vähentämällä tuotteen kustannuksia.

Asiakassuhteiden hallinta

Yritykset käyttävät tietotekniikkaa parantaakseen tapaa suunnitella ja hallita asiakassuhteita. Asiakkuudenhallintajärjestelmät (CRM) sieppaavat jokaisen yrityksen ja asiakkaan välisen vuorovaikutuksen, jotta rikastuttavampi kokemus on mahdollista. Jos asiakas soittaa puhelinkeskukseen ongelmasta, asiakastuen edustaja voi nähdä, mitä asiakas on ostanut, tarkastella toimitustietoja, kutsua kyseisen tuotteen koulutusoppaan ja vastata tehokkaasti ongelmaan.

Koko vuorovaikutus on tallennettu CRM-järjestelmään, ja se on valmis soittamaan takaisin, jos asiakas soittaa uudelleen. Asiakkaalla on parempi, kohdennetumpi kokemus ja yritys hyötyy tuottavuuden parantamisesta.